بخش اول
یك نرم افزار حسابداری چه خصوصیت هایی باید داشته باشد؟
به گزارش حراج كن نگهداری از حساب ها می تواند یكی از بزرگترین چالش های هر كسب و كاری باشد.
به گزارش حراج كن به نقل از مهر، خیلی از شركت ها همه وظایف حسابداری را به یك فرد تحت عنوان حسابدار محول می كنند. در حالیكه می توان بخشی از كارهای روتین را به نرم افزار حسابداری سپرد و حسابدار صرفا جهت نظارت و گزارش گیری حرفه ای بكار گمارد. واقعیت این است كه یك نرم افزار حسابداری حرفه ای هم برای برآورد و دسته بندی صورت های مالی احتیاج به یك فرد ماهر دارد ولی دلیل اصلی بكاربردن نرم افزار حسابداری كاهش ریسك ایجاد خطا در صورت های مالی و بدست آوردن دقت بالاتر در حسابرسی است. ضمن اینكه شاید نتوان در همه زمان ها به حسابدار خود دسترسی داشت ولی نرم افزار حسابداری امكان دسترسی بیست و چهارساعته را می دهد.
سوالی كه پیش می آید این است كه چطور باید از میان نرم افزارهای حسابداری موجود یك پكیج حسابداری مناسب و حرفه ای برای كسب و كار خود برگزید. در ادامه این سوال پاسخ داده شده است.
۸ خصوصیت یك نرم افزار حسابداری حرفه ای و خوب
با انتخاب یك نرم افزار حسابداری حرفه ای و خوب می توان به آسانی حساب های كسب و كار را مدیریت كرد. به صورت كلی می توان از مزایای یك سیستم نرم افزار حسابداری به موارد زیر اشاره كرد:
۱-ورود ساده اطلاعات: ورود اطلاعات در نرم افزار حسابداری ساده و سریع است و لازم نیست آنرا به دفعات تكرار كرد. بلكه تنها یك مرتبه اطلاعات را وارد و می توان محاسبات مختلف را روی آن انجام داد.
۲-پردازش سریع: به عنوان مثال بین فرایند فروش و صدور فاكتور تأخیر بسیار كمی وجود دارد و فعالیت ها به صورت آنی انجام می شوند.
۳-ارائه تحلیل و گزارشگیری خودكار: در نرم افزار حسابداری حرفه ای می توان اطلاعات مهمی مانند سود و زیان كسب و كار، بدهكاران و بستانكاران، حساب های مشتری های فعال، میزان موجودی كالا، فروش و... را به راحتی مشاهده كرد. این توانایی امكان پیشبینی بهتری در مورد آینده كسب و كار و تصمیم گیری های مالی می دهد.
۴-خودكارسازی وظایف: در نرم افزار حسابداری حرفه ای می توان تنظیمات سفارشی جهت بررسی و انجام برخی وظایف حسابداری مانند محاسبه مالیات بر ارزش افزوده، محاسبات حقوق و دستمزد، محاسبات استهلاك و... ایجاد كرد.
۵-كاهش خطا: با كمك یك نرم افزار حسابداری حرفه ای می توان مانع بروز اشتباهات و خطاهای انسانی (مانند انتقال و ثبت نادرست ارقام و معاملات) در حساب و كتاب كسب و كار شد.
۶-ایجاد یكپارچگی با سایر سیستم ها: امروزه خیلی از كسب و كارها برای صرفه جویی در زمان و هزینه های خود از سیستم های آنلاین با استفاده از CRM مثل ثبت الكترونیك و بانكداری آنلاین استفاده می نمایند. با بكارگیری نرم افزار حسابداری مناسب، می توان بین اطلاعات فرآیندهای مالی و سایر سیستم ها ارتباط برقرار كرد.
۷-شفافیت در اطلاعات: كسب و كارهای بزرگ و كوچك باید اطلاعات دقیقی از سوابق گردش مالی خویش را نگهداری كنند. نرم افزار حسابداری حرفه ای به افراد كمك می نماید تا این موارد مهم را به صورت طولانی مدت آرشیو و ذخیره كنند، بدون اینكه نگران ایجاد اشتباه یا خطایی در روند حفظ و نگهداری آن یا ورود و ثبت اطلاعات باشند.
۸. صرفه جویی در زمان: یكی از مهم ترین پارامترها جهت استفاده از نرم افزار حسابداری صرفه جویی در زمان انجام فعالیت های مالی است. سیستم حسابداری كه متناسب با نیازمندی های كسب و كار باشد می تواند از هدر رفت زمان برای ایجاد اسناد مالی و دسترسی به آنها جلوگیری كند.
چند نوع نرم افزار حسابداری داریم؟
نرم افزار حسابداری كمك می نماید تا از وضعیت مالی كسب و كار مطمئن شد. با این وجود بسته ها و نرم افزارهای حسابداری مختلفی در بازار وجود دارند كه انتخاب از میان آنها كار را كمی دشوار می كند. مجموعه نرم افزارهای حسابداری را می توان به چهار دسته كلی تقسیم بندی كرد:
صفحات گسترده: كسب و كارهای كوچك برای انجام حسابداری خود از صفحات گسترده (مانند نرم افزار اكسل) استفاده می نمایند. این ابزار از نظر اقتصادی ارزان است و احتیاج به هیچ گونه پیكر بندی ندارد. با این وجود صفحات گسترده مستعد خطا هستند. در صورتیكه اطلاعاتی نادرست در آن وارد شود بدون اینكه متوجه شد روی صورت های مالی هم اعمال می شود و پیدا كردن چنین خطاهای انسانی خیلی سخت و نیازمند صرف زمان زیاد است. همینطور تنها معاملات با حجم خیلی كم و محدود را می توان با استفاده از صفحات گسترده مدیریت كرد.
نرم افزار حسابداری تجاری: نسخه های مختلفی از نرم افزار حسابداری تجاری در سراسر دنیا وجود دارد. این نرم افزارها توسط شركت های خصوصی تولید و پیاده سازی می شوند و تنوع بالایی دارند (انواع نرم افزارهای حسابداری شركتی، فروشگاهی، مناسب اصناف، نرم افزار حسابداری تولیدی و... در این دسته جای می گیرند). علت محبوبیت این نرم افزار حسابداری حرفه ای وجود چندین لایه تشخیص خطا برای پیشگیری از ورود اطلاعات نادرست در سیستم و همینطور تولید گزارش های استاندارد است. این نرم افزار حسابداری حرفه ای متناسب با نیازمندی های كسب و كار و كاربر پیكربندی می شود و دارای خدمات مشاوره است. فرایند نصب این نرم افزارها اندكی طولانی است (البته با یك مرتبه نصب هم می توان خود آنرا نصب كرد) و جهت استفاده از آن امكان دارد احتیاج به دریافت آموزش داشت.
نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمان (ERP): نرم افزار برنامه ریزی مدیریت سازمان اطلاعات تمامی بخش های كسب و كار یا سازمان را داخل یك پایگاه داده واحد جمع آوری و تجمیع می كند. این روش برای كسب و كارهای بسیار بزرگ با فرآیندهای سازمانی پیچیده مناسب می باشد تا بتوانند اطلاعات مربوط به تمامی بخش های كسب و كار خویش را به صورت یكجا ذخیره كنند. یكی از معایب این نرم افزار هزینه بر بودن و همینطور طولانی بودن فرایند نصب و پیاده سازی آن (یك سال یا بیشتر زمان نیاز دارد) است.
نرم افزار حسابداری سفارشی: این نرم افزار به صورت سفارشی برای یك سازمان طراحی می شود و اغلب توسط سازمان هایی بكار می رود كه نیازمندی هایی فراتر از سیستم های برنامه ریزی منابع (ERP) و نرم افزار حسابداری حرفه ای تجاری دارند.
حسابداری قلب تپنده هر كسب و كاری است. فرقی نمی كند كه یك شركت تعداد پرسنل اندك داشته باشد یا بزرگ و پیچیده باشد، در هر حال باید دانست روند حساب های مالی مجموعه در چه حالی است. برای این منظور می توان از یكی از ۴ دسته نرم افزارهای حسابداری (نرم افزار حسابداری صفحه گسترده، برنامه ریزی منابع انسانی یا ERP، نرم افزار حسابداری تجاری یا سفارشی) استفاده نمود. از بین این چهار گروه، نرم افزارهای حسابداری تجاری دارای بالاترین سطح محبوبیت هستند و می توان با عنایت به زمینه و نوع كسب و كار، نرم افزار مناسب را برگزید.
علاقه مندان به كسب اطلاعات بیشتر می توانند به سایت گروه حسابداری محك به آدرس www.mahaksoft.com رجوع كنند.
دریافت مجانی دمو نرم افزار حسابداری
این مطلب، یك خبرآگهی بوده و خبرگزاری مهر در محتوای آن هیچ نظری ندارد.
این مطلب را می پسندید؟
(1)
(0)
تازه ترین مطالب مرتبط
نظرات بینندگان در مورد یك نرم افزار حسابداری چه خصوصیت هایی باید داشته باشد؟
نظر شما در مورد یك نرم افزار حسابداری چه خصوصیت هایی باید داشته باشد؟